Universidad Abierta y a Distancia UnADM
Fundamentos
de la Administración
Unidad 3. Las áreas funcionales en una organización
Presentado por: William Restrepo Quintero
No. Matricula: ES1421002647
Docente: SORAIDA GOMEZ ALMARAZ
Fecha: 20-11-2014
FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Las funciones básicas de la administración son
cinco:
·
Planeación.
·
Organización
·
Dirección.
·
Coordinación.
·
Control.
·
Evaluación.
1. PLANEACION
Es la fase en la cual se determina anticipadamente
que es lo que se va a hacer, esto incluye el establecimiento de objetivos,
programas, políticas y procedimientos.
OBJETIVO
Es la razón de ser de la empresa, esto es, lo que se
propone alcanzar.
LOS PROGRAMAS
Son los planes que se deben realizar en un tiempo
determinado para lograr el objetivo propuesto.
LAS POLÍTICAS
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas
las actividades para alcanzar el objetivo.
LOS PROCEDIMIENTOS
Son las guías o formas de acción que nos dicen de qué
forma se deben realizar las actividades.
NECESIDAD DE LA PLANEACIÓN
La necesidad de la planeación en una empresa aparece
principalmente por tres razones:
·
Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica
para que todas las personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan
anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los problemas a
la suerte o a las creencias religiosas.
·
Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto
permite que las personas sean conscientes de qué es lo que se espera de ellas y
así puedan cumplir con las funciones asignadas.
·
Para evitar riesgos y. pérdidas, si no se ha
realizado por anticipado una planeación, los riesgos de pérdidas se aumentan y
lo más seguro es que la empresa fracase.
2. ORGANIZACIÓN
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las
relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una
empresa.
RAZONES PARA ORGANIZAR
Existen dos razones fundamentales por las cuales es
conveniente organizar:
·
Hay una gran cantidad de cosas que no puede
realizarlas una sola persona y por lo tanto debe unirse con otros para
ejecutarlas.
·
Para aprovechar los beneficios que trae la división
del trabajo.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Esta herramienta nos da a conocer qué debe hacer
cada persona, cada departamento u organismo, describiendo los deberes y
responsabilidades de cada persona y las atribuciones de cada persona con
respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organización en la Cooperativa debe ser
permanente ya que es la única forma en que los socios podrán conocer la marcha
de la Empresa mediante la utilización de las herramientas que hemos visto se
puede presentar una imagen rápida, fácilmente comprensible y fiel de la
situación de la sociedad.
3. DIRECCIÓN
Esta fase del proceso de administración, hace referencia
a la forma como se imparten las órdenes o instrucciones a las personas de la
empresa y se explica qué es lo que debe hacerse.
Aunque son de mucha importancia las cualidades
personales de quien va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta
las características de una buena instrucción, la cual debe ser:
·
Razonable: lo cual quiere decir que no se debe
ordenar algo inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en
cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria
para cumplirla satisfactoriamente.
·
Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse
claramente la cantidad y calidad de la actividad a ejecutar.
Ejemplo: seleccionar una producción o compra de
papa, papa de primera, de segunda y de tercera etc.
·
Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la
persona que la recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la
instrucción debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que éste
quiere que se le diga.
Sabemos muy bien que la Cooperativa está en manos
del Gerente, por delegación que hace el Consejo de administración.
Las instrucciones que dirige a los empleados, socios
y otros organismos, debe tener las características antes anotadas, lo cual
permitirá no solo una mayor eficiencia en la administración, sino también una
correcta información a los afiliados.
4. COORDINACIÓN
En el proceso administrativo debe existir
coordinación o sea que haya una estrecha armonía entre los funcionarios de la
empresa y las operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo
no tenga ningún obstáculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinación se puede obtener a través de
consultas de unas personas a otras, con participación democrática caso de las
cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo uniforme.
. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben
exponer a los empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular.
5. CONTROL
Este proceso consiste en verificar si los resultados
obtenidos son iguales o parecidos a los planes presentados, y permite
básicamente avisar en forma oportuna si algo está fallando y además si resulta
eficaz en el uso de los recursos.
También podemos decir que el control consiste en la
medición y corrección de la ejecución con base en las metas establecidas,
compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas y
actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir
en:
·
Establecimiento de patrones de comparación en puntos
estratégicos.
·
Medición de lo realizado.
·
Comparación de lo que se ha realizado con lo que se
ha planeado.
·
Corrección de las fallas encontradas.
ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Área de Finanzas
Es el área que se encarga del optimo control, manejo
de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención
de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar
los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los
recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e
intereses favorables.
Funciones:
·
Financiamiento
·
Contraloría
·
Crédito y Cobranza
·
Impuestos
Área de Mercadotecnia (o Ventas)
Es el área que se encarga de canalizar los bienes y
servicios desde el producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las
funciones de mercadeo podemos mencionar: la investigación de mercados, el
presupuesto de mercadeo, la determinación de empaque, envase, etiqueta y marca,
la distribución y venta de los productos, la determinación del precio de los
artículos la publicidad y la promoción.
Funciones:
·
Investigación de mercados
·
Planeación y desarrollo de producto
·
Precio
·
Distribución y logística
·
Ventas
·
Comunicación
Área de Producción
Es el área encargada de trasformar la materia prima
en productos y servicios terminados, utilizando los recursos humanos,
económicos y materiales (herramientas y maquinaria) necesarios para su
elaboración. Entre las principales funciones del área de producción, el
mantenimiento y reparación de maquinaria o equipo, el almacenamiento de materia
prima, producto en proceso, producto terminado y el control de calidad.
Funciones:
Ø Ingeniería de producto
·
Diseño del producto
·
Pruebas de Ingeniería
·
Asistencia a mercadotecnia
Ø Ingeniería
de planta
Ø Ingeniería
industrial
Ø Planeación y
control de la producción
Ø Abastecimientos
Ø Fabricación
Ø Control de
calidad
Área de Recursos Humanos (Personal)
Es el área encargada de la dirección eficiente y
efectiva del recurso humano de la empresa. Dentro de las principales funciones
de esta área, se pueden mencionar: Reclutamiento y selección de personal capaz,
responsable y adecuado a los puestos de la empresa, la motivación, capacitación
y evaluación del personal; el establecimiento de un medio ambiente agradable
para el desarrollo de las actividades.
Funciones:
·
Contratación y empleo
·
Capacitación y desarrollo
·
Sueldos y salarios
·
Relaciones laborales
·
Servicios y Prestaciones
·
Higiene y seguridad
Planeación de recursos humanos
La responsabilidad global del desarrollo eficiente
de las actividades empresariales en estas cuatro áreas, es exclusiva del
empresario ya que es el quien tiene que dar el ejemplo y trabajar con
responsabilidad y empeño para que se cumplan los objetivos planificados, y
motivar al personal a participar activamente en el crecimiento y desarrollo
empresarial.
EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
El
departamento de recursos humanos está formado para conseguir los siguientes
objetivos:
·
Seleccionar
y formar a las personas que la empresa necesita.
·
Proporcionar
a los trabajadores los medios necesarios para que puedan ejercer su trabajo.
·
Intentar
que el trabajador satisfaga sus necesidades.
En
las empresas pequeñas las funciones de este departamento son ejecutadas por una
sola sección o por alguna sección incluida en otros departamentos, en las
empresas grandes el departamento de recursos humanos puede ser muy complejo y
estar formado por diversas secciones, por ejemplo:
·
Organización
y planificación personal.
·
Selección
y contratación de personal.
·
Administración
de personal.
·
Formación
de recursos humanos.
·
Relaciones
laborales.
·
Control
de personal.
·
Gestión
de conocimiento.
2.- FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
2.1.- Organización y planificación de personal
Consiste
en planificar las plantillasen función de la organización de la empresa,
diseñar los puestos de trabajo oportunos, definir funciones y
responsabilidades, etc.
2.2.- Selección y contratación de personal
Para
realizar una buena selección se deben seguir varios pasos:
·
Determinar
el perfil exacto de la persona idónea que ha de ocupar la vacante o el nuevo
puesto de trabajo.
·
Reclutar
candidaturas. Se puede hacer mediante una selección interna, o bien de forma
externa a la empresa, si se amplía la plantilla. Para buscar a una persona de
fuera de la empresa se recurre a la publicación de anuncios, a las oficinas de
trabajo, etc.
·
Realizar
el proceso de selección de la persona. Se conoce a la persona interesada.
·
Elegir
a la persona que haya mostrado la mayor adecuación al puesto de trabajo que se
ofrece.
·
Realizar
la contratación definitiva de la persona si durante el periodo de prueba
correspondiente ha respondido a las expectativas previstas.
2.3.- Administración de personal
Esta
función consiste en gestionar todos los trámites jurídico-administrativos que
comporta el personal de la empresa.
2.3.1.- Selección y
formación de contratos
Una
vez que ha terminado el proceso de selección de personal, la empresa ha de
incorporar legalmente a la persona elegida mediante el contrato.
Un
contrato de trabajo es un acuerdo de voluntades entre una empresa y un
trabajador, mediante el cual éste se compromete a prestar personalmente a la
empresa sus servicios retribuidos, a actuar bajo su dirección y a cederle,
desde el comienzo, el resultado que obtenga con su actividad.
De
esta definición podemos destacar los siguientes aspectos:
·
Los
sujetos del contrato son dos: el trabajador y el empresario.
·
El
trabajador presta personalmente a la empresa sus servicios.
·
La
dirección y organización de funciones corre por cuenta del empresario.
·
Los
frutos del trabajo pertenecen al empresario.
·
El
trabajador trabaja a cambio de una remuneración
Hay diversos tipos de
contrato.
2.3.2.- Contenido de un
contrato
Un
contrato ha de hacer mención a los siguientes aspectos:
El periodo de prueba.
·
La
duración.
·
El
contenido de la prestación laboral.
·
El
salario y los complementos salariales.
·
El
tiempo del trabajo
2.3.3.- Tipos de
contrato
·
Contrato
de trabajo por tiempo indefinido. No fijan una fecha determinada para la
extinción de la relación laboral.
·
Contrato
de trabajo de duración determinada. Es aquel contrato en que las partes fijan
una fecha determinada para la extinción de la relación laboral, a menos que se
prorrogue.
·
Entre
los contratos de duración determinada se incluyen los contratos estructurales,
los coyunturales, los formativos y otros menos corrientes. En este apartado
vamos a estudiar los contratos formativos, ya que son los más frecuentes entre
los jóvenes.
·
Contrato
de carácter formativo es aquel que permite que los jóvenes sin preparación se
formen para poder desarrollar un oficio o puesto de trabajo cualificado.
Existen dos tipos de contratos formativos: el contrato en prácticas y el
contrato para la formación.
·
El
contrato en prácticas. Su objetivo es la prestación de un trabajo retribuido
que permita al trabajador aplicar y perfeccionar sus conocimientos y
facilitarle una práctica adecuada al nivel de los estudios cursados.
·
El
contrato para la formación. Su objetivo es que el trabajador adquiera la
formación teórica y práctica que lo capacite para desarrollar adecuadamente un
oficio o un puesto de trabajo cualificado.
2.3.4.- Nóminas y
seguros sociales.
Otra
tarea de la función de administración es la realización de todos los trámites
que hacen referencia a las nóminas y a los seguros sociales.
·
El
salario
El
salario consiste en la totalidad de percepciones económicas de los trabajadores
en dinero o en especie por la prestación profesional de sus servicios laborales
por cuenta ajena, ya sea como retribución por el trabajo efectivo o por los
periodos de descanso computables como trabajo. En ningún caso el salario en
especie podrá superar el 30% de las percepciones del trabajador.
·
Salario
mínimo interprofesional (SMI). Es el salario que fija el Gobierno, como
retribución básica para todos los trabajadores. Ningún trabajador puede
percibir retribuciones inferiores a ésta.
·
Composición
del salario. El salario está compuesto por el salario base y por los
complementos salariales.
·
Pagas
extraordinarias. Los trabajadores tienen derecho al menos a dos pagas extraordinarias.
Una se hace efectiva en Navidad y la otra en el mes que se haya pactado.
·
Garantía
del salario. Los salarios de los trabajadores no satisfechos por los
empresarios gozan de preferencia sobre otras deudas empresariales pendientes.
La nómina
La
nómina es el recibo individual justificante del pago de los salarios que se
entrega al trabajador como liquidación de su salario. La hoja de salarios está
compuesta de las siguientes partes:
·
Encabezamiento.
Figuran los datos de la empresa y del trabajador.
·
Devengos.
Son las cantidades que recibe el trabajador por diferentes conceptos.
Constituyen el salario bruto, que está formado por percepciones salariales.
·
Bases
de cotización a la Seguridad Social. Son unas cantidades determinadas en
función de las retribuciones que recibe el trabajador por cuenta ajena.
·
Deducciones.
Del importe total devengado por los trabajadores, la empresa ha de efectuar una
serie de deducciones, entre las cuales destacan las cotizaciones a la Seguridad
Social y la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas
Físicas (IRPF). Esta cantidad es ingresada por la empresa en la agencia
Tributaria en nombre del trabajador.
·
Total
a percibir. Es la diferencia entre el total devengado o salario bruto y el
total de las deducciones. Este resultado forma el salario neto o líquido.
2.3.5.- Control de
derechos y deberes del trabajador
Los
trabajadores tienen unos derechos y unos deberes cuyo cumplimiento debe ser
controlado por el departamento de recursos humanos.
Entre
los derechos del trabajador destacamos los siguientes:
·
Descanso
semanal. Todos los trabajadores tienen derecho a día y medio ininterrumpidos de
descanso. Los menores de dieciocho años tienen derecho a dos días
ininterrumpidos a la semana.
·
Vacaciones
anuales. Todos los trabajadores tienen derecho a un periodo de vacaciones
retribuidas. Este periodo de vacaciones nunca será inferior a 30 días
naturales.
No
ser discriminados para el empleo, o, una vez empleados, no serlo por razón de
sexo, estado civil, por la edad dentro de los límites marcados por la ley,
raza, condición social, ideas religiosas o políticas, afiliación o no a un
sindicato. Tampoco podrán ser discriminados por razón de minusvalías físicas,
psíquicas o sensoriales, siempre que se encuentren en condiciones de aptitud
para desempeñar el trabajo o empleo de que se trate.
Entre
las obligaciones del trabajador destacamos las siguientes:
·
Cumplir
con las obligaciones concretas del puesto de trabajo, de conformidad con las
reglas de la buena fe y diligencia.
·
Observar
las medidas de seguridad e higiene que se adopten.
·
Contribuir
a la mejora de la productividad.
·
Entregar
los frutos de su trabajo al empresario.
·
Respetar
el poder de dirección del empresario.
2.4.- Formación de recursos humanos
La
formación de los trabajadores permite que el personal de la empresa pueda
adaptarse a los cambios que se producen en la sociedad, así como a los avances
tecnológicos.
La
vertiginosa evolución tecnológica actual obliga a que la formación del
trabajador sea continua. Esto quiere decir que la formación no acaba nunca para
una persona en el terreno laboral. Esta formación puede efectuarse en la propia
empresa, si ésta tiene un tamaño adecuado para rentabilizarla, o bien en otros
niveles, como las confederaciones de empresarios, escuelas privadas de
formación o administraciones públicas.
En
la actualidad existen ayudas a las empresas para promover que inviertan en
formación.
2.5.- Relaciones laborales
Son
las actividades que relacionan a la empresa con los trabajadores. Estos
representantes deben ocuparse de las condiciones colectivas del trabajo.
·
Los
sindicatos y los representantes de los trabajadores
El
sindicato es una asociación de trabajadores creada para defender sus intereses
comunes. La misión de los sindicatos es defender y hacer triunfar las
reivindicaciones económicas, sociales y políticas de sus miembros. La libertad
sindical es uno de los derechos básicos de los trabajadores.
La
participación de los trabajadores en la empresa se materializa a través de:
·
Delegados
de personal:
Son
los representantes de los trabajadores en las empresas o centros de trabajo que
tienen entre 10 y 50 trabajadores. Los delegados de personal pueden ser: uno,
en empresas o centros de hasta 30 trabajadores, y tres, en empresas de 31 a 49
trabajadores.
·
Comité
de empresa:
Es
el órgano representativo y colegiado del conjunto de los trabajadores de las
empresas que tienen 50 o más trabajadores. El número de componentes del comité
de empresas depende del total de trabajadores.
·
Negociación
colectiva
La
negociación colectiva es el proceso encaminado a conseguir un acuerdo entre
trabajadores y empresarios, sobre las condiciones en que va a desarrollarse la
actividad en un centro de trabajo, empresa o grupo de empresas.
Convenio
colectivo. Es un contrato negociado y celebrado por representantes de los
trabajadores y empresarios para la regulación de las condiciones de trabajo para
un área geográfica y una actividad determinadas. Los convenios colectivos
regulan cuestiones sobre las siguientes materias:
·
Economía
(salarios, remuneraciones indirectas, etc.).
·
Laboral
(jornada diaria, descanso, duración de contratos…).
·
Sindical
(comités de empresa, delegados de personal, negociación).
·
Medidas
de promoción profesional.
·
Condiciones
de trabajo y de productividad.
·
Obligaciones
dirigidas a regular la paz laboral.
Conflictos
colectivos
Un
conflicto colectivo se produce cuando la empresa y los trabajadores discrepan
en algún aspecto de la relación laboral. Para solucionarlo se pueden adoptar
las siguientes medidas:
·
Conflictos
colectivos de trabajo. Mediante ellos se pretende solucionar los desacuerdos
que afecten a los intereses generales de los trabajadores.
·
La
huelga. Es la interrupción de la prestación de trabajo por parte de los
trabajadores, con el fin de imponer ciertas condiciones o manifestar una
propuesta. La huelga se inicia con la notificación por escrito, comunicada al
empresario y a la autoridad laboral con cinco días naturales de antelación al
comienzo de la misma.
·
El
cierre patronal. Es el cierre del centro de trabajo por parte del empresario,
en caso de huelga o por cualquier otra irregularidad colectiva en el régimen de
trabajo.
2.6.-Control de personal
El
departamento de recursos humanos controla las actividades que se realizan,
gestiona la motivación del personal y evalúa los resultados obtenidos con la
intención de solucionar los posibles errores.
2.7.- Gestión del conocimiento
El
conocimiento es uno de los principales activos de cualquier organización y hoy
día es un instrumento básico de gestión empresarial, una nueva forma de
entender y gestionar las organizaciones, que tiene como objetivo aumentar su
eficiencia y productividad.
La
gestión del conocimiento se ocupa de la identificación, captura, recuperación,
compartimiento y evaluación del conocimiento organizacional.
El
objetivo es que todo el conocimiento que existe en una organización pueda ser
utilizado por quien lo necesite para actuar de la manera adecuada en cada
momento.
3.- SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
La
prevención de riesgos laborales es la actividad que tiene por objeto la
promoción de la mejora de las condiciones de trabajo para elevar el nivel de
protección de la salud y seguridad de los trabajadores.
Este
objetivo se logra a través del conjunto de actuaciones que deben realizar:
·
Empresarios.
Deben evaluar los posibles riesgos, intentar evitarlos y planificar y aplicar
la actividad preventiva.
·
Trabajadores.
Deben velar por su propia seguridad y salud y por la de terceros.
·
Fabricantes,
importadores, suministradores de maquinaria, equipos, productos y útiles de
trabajo. Todos ellos deben informar convenientemente de la correcta
utilización.
·
Las
administraciones públicas. En este campo, el Ministerio de Trabajo y Asuntos
Sociales y las comunidades autónomas desarrollan un conjunto de actuaciones que
tiene como fin la prevención de los accidentes de trabajo.
Independientemente
de las actuaciones de los distintos agentes que intervienen, debemos recordar
que el responsable último de la normativa de seguridad e higiene es el
empresario.
Redefiniendo
y reestructurando la función de Recursos Humanos
|
Recursos Humanos Ayer
|
Recursos Humanos Hoy
|
|
|
Rol
|
Político,
centralizado
|
Descentralizado;
miembro de los equipos directivos de cada división
|
|
Captación
y selección de personal
|
Pone
anuncios, dirige entrevistas y chequea referencias
|
Predice
requisitos futuros de personal y capacidades que respalden el plan estratégico.
Desarrolla programas para ser un lugar atractivo en el que trabajar.
|
|
Retribución
|
Transaccional
y centrado administrativamente. Prácticas incoherentes dentro de la empresa
|
Diseña
planes de actuación equitativos que vinculan la retribución con la actuación
divisional de la empresa.
|
|
Desarrollo
ejecutivo e individual
|
Informal
y depende de cada directivo
|
Identificación
de competencias organizacionales e individuales clave que respalden la
empresa; planes para contratarlas
|
|
Empleado
|
Errático
e Incoherente
|
Planes
de comunicación y acción: visión, valores planes
|
|
Políticas
y procedimientos
|
Rígidas,
pero se rompen muchas reglas
|
Líneas
guía ligadas a tendencias empresariales y cuestiones emergentes.
|
1. Bibliografía
Chiavenato,
A. (1993). Administración de Recursos Humanos. Mexico: Mc Graw-Hill de
México 1ra Edicion.
Werther Jr, W., & Keith, d. (2000). Administración
de Personal y Recursos Humanos. Mexico: Edicion 5ta.
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